Kecerdasan Kolektif: Cara Super Cepat Kumpulkan Ide Melalui Keramaian World Cafe

silhouettes-discussion

Sering stuck ketika menghadapi masalah? Kenapa tidak dicoba bertanya ke banyak orang? World Cafe adalah tempat yang cocok untuk dikunjungi.

Permasalahan organisasi adalah permasalahan semua elemen dalam organisasi itu. Karenanya, wajar jika organisasi mengumpulkan ide-ide untuk mencari pemecahan atas masalah tersebut. Masalah tidak harus negatif yang berpotensi menimbulkan kerugian, namun juga masalah dari sisi positif, misalnya untuk meningkatkan atau mengoptimalkan kinerja organisasi.

Terkadang kita mengalami kesulitan untuk mencari jalan keluar dari masalah yang dihadapi. Padahal ide itu terserak di mana saja. Surowiecky menyebutnya sebagai wisdom of crowd.

Jadi dari kerumunan itulah bisa digali berbagai ide untuk memecahkan masalah. Ide itu memang masih berupa ide kasar yang perlu di-refine and di-tuning agar sesuai dengan kebutuhan.

Ada sebuah metode brainstorming yang sangat powerful untuk mengumpulkan puluhan ide dalam sekejap yang disebut World Cafe. Tertarik? Ikuti ulasan ini.

Saya mengenal metode ini ketika ikut dalam training jangka panjang “Climate Leadership Programme 2nd Cycle” yang diinisiasi GIZ – CCROM IPB – Witwatersrand University.

Idenya sederhana.

Kita tahu bahwa suasana yang paling banyak menghasilkan ide adalah ketika kita dalam kondisi santai. Makanya ketika sedang ngobrol di kantin, atau nongkrong di wc sendirian, seringkali ide cemerlang melintas. Hanya kelemahan kita adalah jarang menangkap ide-ide tersebut. Padahal ada yang bilang ide itu seperti kupu-kupu. Indah, namun usianya pendek. Jika tidak ditangkap, ia akan terbang dan hilang. Begitulah. Jika ide tidak ditangkap, maka ia akan terbang dan hilang. Cara menagkap ide adalah dengan cara mencatatnya.

Hanya saja, Rasanya aneh kalau collective idea yang akan kita tangkap ini dalam situasi ketika kita nongkrong di wc beramai-ramai. Karena itu, mari kita dedah tentang menangkap ide dari tempat yang ramai dan santai yang bernama WC juga, alias World Cafe.

Lazimnya ketika masuk cafe, setiap orang adalah asing dari pengunjung lainnya, dan status sosialnya menjadi setara. Apalagi ini World Café, sehingga kita bayangkan semuanya adalah orang asing alias anonim, sehingga posisi tawar setiap orang menjadi setara. Karena prinsip anonimitas ini, setiap orang berhak dan wajib mengutarakan pendapatnya.

James Surowiecky dalam bukunya The Wisdom Crowd menyebut crowd yang bagus lebih pintar dari expert sekalipun. “The aggregation of information in groups, resulting in decisions that, he argues, are often better than could have been made by any single member of the group.”

Namun tentu saja tidak semua crowd bisa menghasilkan ide kolektif yang bagus. Kerumunan yang sedang emosional, atau yang sedang tertekan tidak akan bisa mengambil keputusan dengan baik karena mereka terpengaruh oleh beberapa orang yang secara tidak sadar terpilih sebagai pemimpin opini. Situasi tertekan adalah situasi di mana orang yang bersuara keras adalah yang terbaik. Padahal dalam situasi normal, pemilik suara terkeras tidak lantas menjadi pemilik ide terbaik. Pisau analisis yang lebih tepat untuk membahas kerumunan yang bisa mengarah ke situasi emosional itu adalah crowd psychology (psikologi massa).

Di artikel ini, mari kita fokuskan pada kerumunan yang sehat.

Syarat crowd yang bisa menghasilkan ide-ide bagus adalah:

  1. Diversity of opinion: artinya, setiap orang dalam kerumunan memiliki keberagaman pendapat, kebebasan untuk beropini terhadap tema yang ditetapkan.
  2. Independence: pendapat dari setiap orang yang terlibat tidak dipengaruhi oleh opini-opini yang ada di sekitarnya. Yang terkadang mengganggu di Indonesia adalah budaya ewuh pakewuh. Dalam World Café, setiap anggota dipaksa untuk kehilangan rasa ewuh pakewuh ini karena mereka berhak dan wajib bicara.
  3. Decentralization: setiap orang yang terlibat mampu menggambarkan pendapatnya dalam pengetahuan lokalnya.
  4. Aggregation: ada mekanisme untuk menjadikan pendapat setiap orang itu menjadi keputusan kolektif yang anonim.

Dengan syarat-syarat itu, maka situasi dalam World Cafe juga mesti diset untuk memenuhi syarat-syarat tersebut.

Elemen kunci dalam WC adalah:

  1. Ruangan yang nyaman dan cukup untuk mobilitas peserta. Dalam pelaksanaannya, peserta akan bergerak dari satu meja ke meja yang lain, sehingga penataan ruangan harus memperhatikan alur gerak ini.
  2. Meja diskusi dalam jumlah cukup, biasanya dalam bentuk round table. Diskusi akan optimal jika peserta dalam 1 meja tidak lebih dari 6 orang, termasuk fasilitator. WC dirancang agar setiap orang dalam setiap meja mampu dan wajib menyampaikan pikirannya, baik ide baru ataupun menambahkan ide yang ada, tanpa meng-counter ide yang sudah ada. Menegasi ide adalah aktivitas haram dalam WC.
  3. Host (tuan rumah) yang cukup. Setiap meja harus memiliki host yang berperan sebagai fasilitator. Ketika peserta lain bergerak dari satu meja ke meja yang lain, host tetap di mejanya. Tugasnya adalah menjaga meja, mengatur alur diskusi, menjelaskan secara singkat hasil diskusi yang sudah dilaksanakan pengunjung sebelumnya kepada peserta di mejanya agar para peserta itu bisa memahami apa yang sudah terjadi. Tugas yang terpenting adalah memastikan seluruh pegunjung di mejanya menyampaikan ide, termasuk pada orang yang paling pasif sekalipun, dan mengendalikan peserta yang biasanya paling banyak bicara agar memberi ruang bicara pada peserta lainnya.Host harus mampu secara cepat merangkum hasil diskusi yang baru selesai, untuk disampaikan ke pegunjung berikutnya.
  4. Papan visual. Setiap meja harus dilengkapi dengan papan visual untuk para peserta menyampaikan ide-idenya secara ringkas. Jika memungkinkan, visualisasi ini bisa dilakukan dalam bentuk mindmapping.
  5. Peserta. Tentu saja ini harus ada dengan jumlah cukup. Biasanya world cafe dilaksanakan dalam 3 putaran atau lebih. Jadi jumlah miniimal peserta jika 1 meja 4 orang adalah 12 orang. Inilah uniknya WC. Di acara ini seluruh peserta memiliki level yang sama. Tidak ada bos, tidak ada bawahan. Label orang terpintar dan orang terbodoh di dunia nyata, akan hilang ketika masuk cafe ini.
  6. Tema masalah yang akan dipecahkan. Tema ini berguna bagi host untuk mengarahkan diskusi.

Tahapannya sebagai berikut:

  1. Setelah ruangan dan meja dipersiapkan sesuai jumlah peserta (asumsinya adalah setiap meja berisi 4 – 6 partisipan), maka host mengambil posisi di meja masing-masing. Sebelum peserta dipersilakan masuk, host harus memastikan perlengkapan untuk memanen ide sudah tersedia. Alat itu berupa alat tulis seperti flipchart, post it warna-warni, spidol warna-warni, push pin, dll.
  2. Seluruh peserta dipersilakan masuk dan memilih tempat duduk yang tersedia. World Café biasanya dilaksanakan dalam 3 ronde di mana ronde pertama ditujukan untuk menjawab What dan Why, ronde kedua menjawab How, dan ronde ketiga menjawab Possible Choices. Setiap ronde bisa diulang beberapa ronde jika pesertanya cukup banyak. Misalnya 2 ronde What & Why, 2 ronde How, dan 2 ronde Choices. Prinsipnya, semakin banyak ronde dilakukan, akan semakin banyak ide yang diperoleh dan pola/ pattern yang diperoleh pun akan semakin presisi. Setiap ronde dibatasi waktunya, namun diupayakan minimal setiap orang satu kali bicara. Jadi rata-rata setiap ronde dijalankan dalam waktu 15 – 30 menit.
  3. Setelah semua peserta duduk, maka Host membuka mejanya dengan menjelaskan konteks pembicaraan dan rule of the gamenya. Setiap peserta WAJIB berbicara ketika berada di setiap meja. Tugas Host adalah mengendalikan pembicaraan agar tidak ada peserta yang mendominasi meja. Selesai mengungkapkan pendapatnya, peserta wajib menuliskan wrap up dalam post it atau di flip chart. Dengan demikian, idenya dapat tertangkap. Pada ronde pertama, yang digali adalah what dan why. Maka pertanyaannya bisa berkisar masalah apa yang terjadi, apa penyebabnya, mengapa bisa terjadi, apa yang potensial menjadi driver sukses atau kegagalan.
  4. Setelah waktu yang ditentukan pada setiap ronde berakhir, maka host mempersilakan para peserta berdiri dan berpindah ke meja yang lain untuk memulai ronde berikutnya. Perpindahan meja ini memiliki syarat yaitu peserta dalam satu meja tidak boleh ada yang sama dengan peserta di ronde sebelumnya. Jika pesertanya tidak terlalu banyak, bisa ditoleransi bahwa peserta yang boleh sama maksimal hanya satu orang. Syarat ini dimaksudkan untuk menjaga independensi ide peserta karena tidak terbawa oleh hasil diskusi di tempat sebelumnya.
  5. Setelah peserta menempati tempatnya masing-masing di ronde berikutnya, host menjelaskan secara singkat hasil diskusi pada ronde sebelumnya. Ronde kedua ditujukan untuk menggali How. Di sini peserta harus move on dari hasil pembicaraan di meja sebelumnya. Mereka mesti fokus terhadap hasil diskusi yang mereka hadapi di meja itu. What dan Why telah tersaji di meja, tugas mereka adalah mengeluarkan pendapatnya bagaimana cara menyelesaikan setiap masalah yang ada di meja tersebut. Setelah seluruh peserta mengeluarkan pendapat dan sampai kehabisan ide, host bisa mempersilakan peserta untuk meninggalkan meja untuk bersiap memasuki ronde berikutnya.
  6. Ronde ketiga dimulai setelah seluruh peserta bertukar tempat duduk dengan syarat keberagaman peserta seperti ronde sebelumnya tetap dijaga. Ronde ketiga adalah memilih alternatif-alternatif yang palling masuk akal untuk diterapkan dan memiliki potensi mendongkrak perubahan yang paling besar.
  7. Setelah setiap meja mendapatkan konsensus untuk alternatif yang akan dipilih, maka secara resmi World Café berakhir.
  8. Sesi berikutnya adalah tugas para host untuk mengkompilasi hasil diskusi di meja masing-masing dan mempresentasikannya di pleno. Yang harus diperhatikan dalam presentasi adalah, tidak boleh menyebut nama peserta yang memberikan ide. Hasil dari setiap meja adalah anonim dan merupakan kesepakatan meja. DI sesi inilah saatnya berdebat untuk memutuskan apakah ide yang dihasilkan dari world café adalah ide yang layak diteruskan untuk disiapkan rencana aksinya atau tidak.

Metode ini terbukti bisa menghasilkan puluhan ide dalam waktu singkat karena setiap orang wajib bicara. Nah, mudah bin gampang. Tertarik mencobanya?

Langganan dan Download Ebook tentang Motivasi dan Human Capital-- GRATIS

8 thoughts on “Kecerdasan Kolektif: Cara Super Cepat Kumpulkan Ide Melalui Keramaian World Cafe

    1. humancap Post author

      Cafenya kita buat sendiri Pak. . World Cafe ini istilah salah satu metode brainstorming yang sangat powerful. Terima kasih sudah berkunjung.

      Reply
    1. humancap Post author

      betul Pak. saya beberapa kali menjalankan aktivitas ini dan memang banyak ide didapat di akhir acara, dari ide yang sehat sampai ide yang gila. Syarat utamanya adalah seluruh peserta open mind, mengedepankan kemauan untuk mendengar (ini bisa dipaksa dengan aturan tidak boleh mengkritik pendapat dari orang lain. Yang diperbolehkan adalah memperkaya). Peran host di tiap-tiap meja sangat vital untuk merangsang pengunjungnya agar bisa berpendapat.

      Reply

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *