5 Tips Cepat dan Powerful untuk Mengambil Catatan Diskusi

Seperti apa metode terbaik dalam mengambil catatan diskusi?

sumber: youtube(.)com

Metode Cornell: sumber: youtube(.)com

Sering kita bingung menetapkan mana saja hasil pembicaraan yang penting dalam diskusi. Akibatnya, catatan kita menjadi tidak fokus dan tidak bisa segera dilakukan pengambilan keputusan. Berbeda dengan notulis yang mungkin dituntut untuk mencatat verbatim (mengetik seluruh suara yang muncul dalam pembicaraan), untuk peserta, tak perlu semua hasil pembicaraan dicatat. Yang terpenting adalah mampu mencatat hal-hal inti dalam diskusi.

Berdasar referensi dan pengalaman menjadi pencatat diskusi di rapat-rapat korporat, ada beberapa teknik yang populer disebut “note taking” ini yang yang bisa saya bagi untuk Anda.

Terdapat 5 perbedaan dalam yang secara umum cukup bagus. Tentunya saya akan memrepresntasikan sistem-sistem notetaking. Lima sistem note taking tersebut adalah Model Outline, Metode Cornell, Metode Mind Map, Metode Aliran, dan Metode Menulis dalam Slide.

Metode Outline

Metode pertama dalam notetaking ini adalah metode outline. Metode ini sangat sederhana dan menuju ke sasaran. Berdasarkan susunannya, keteraturannya, semuanya sangat sederhana. Faktanya, Anda tidak bisa lebih sederhana dari metode ini. Tapi, jika kebiasaan Anda adalah mencatat paragraf demi paragraf, metode ini tidak bisa diterapkan pada Anda. Anda mesti mengubah mindset dalam note taking. Ingat, note taking adalah mengambil inti sari pembicaraan.

Ciri Metode outline adalah menggunakan sistem bullet dan hirarki. Gunakan tanda ‘-‘,’*’, dan sebagainya, sebagai penanda inti cerita. Jika ada butir-butir detail dari pembicaraan seseorang, bisa dimasukkan dalam hirarki.

Misalkan:

  • Rita: sebaiknya dilakukan dengan penjualan langsung
  • Doni: lebih baik dengan reseller.
    • Pasar jadi luas
    • Militan
    • Bisa dibayar belakangan.
  • Intan: tidak setuju, reseller mahal biayanya. Prefer to penjualan langsung

Cara ini sangat membantu untuk mendapatkan point-point utama dalam pembicaraan. Apalagi jika percakapan terjadi dengan cepat. Setiap pembicaraan dicatata dalam bullet, dan jika butuh detail pada 1 tema, masukkan bullet-bullet dalam hirarki.

Dengan memanfaatkan program komputer pengolah kata, proses pencatatan ini bisa dilakukan dengan mudah. Dengan gadget pun saat ini sangat mudah, apalagi jika Anda terhubung dengan Google Docs. Catatan Anda akan tersimpan di cloud dan sewaktu-waktu bisa diakses dan diedit.

Metode Cornell

Metode kedua adalah Metode Cornell. Metode ini sebenarnya populer di Cornell University. Dikembangkan oleh Walter Pauk pada tahun 1950an. Meskipun sudah lebih dari setengah abad, metode ini masih sangat efektif untuk mencatat diskusi. Metode ini dilengkapi berbagai senjata.

Pada intinya, ketika akan menggunakan metode ini, kita akan bagi kertas dalam 3 bagian utama. Di bagian atas adalah bagian utama yang dibagi lagi menjadi 2 kolom. Kolom kiri adalah untuk mencatat kata kunci, dan kolom kanan adalah kolom untuk mencatat. Jadi, selama dalam proses diskusi, catat segala pembicaraan yang terjadi di dalam kolom kanan ini.

Ada proses yang sangat penting dalam metode Cornell ini dan tidak boleh dilewatkan.

Segera setelah diskusi selesai, Anda bisa menuliskan pertanyaan, atau kata-kata kunci di kolom kiri (kolom kata kunci), sesuai dengan kalimat-kalimat yang sudah Anda tuliskan di kolom kanan, atau dengan kata lain, catatan sangat ringkas dari catatan yang ada di kolom kanan. Kata kunci ini akan sangat bermanfaat ketika Anda akan melakukan review nantinya.

Di bawah bagian utama ini, ada bagian kedua yang digunakan sebagai kotak untuk membuat ringkasan.

Isi dalam kolom kata kunci dan kotak ringkasan berfungsi untuk membantu kita untuk membuat bagian ketiga dalam catatan tersebut, yaitu kotak review. Kotak review inilah yang menjadi simpulan utama dan berisi hal-hal yang perlu ditindaklanjuti.

Metode Cornell sangat membantu kita yang butuh mengambil kesimpulan dalam waktu cepat.

Metode Mind Map

Metode ketiga adalah Metode Mind Map. Metode ini menjadi sangat populer dan yang original diciptakan oleh Tony Buzan. Namun saat ini banyak sekali kembangannya dan sama efektifnya. Filosofinya adalah, pikiran kita ini seperti sebuah peta wilayah. Dengan menempatkan catatan pada wilayah masing-masing, akan memudahkan otak kita melakukan temu kembali.

Untuk memulai membuat sebuah mind map, Anda hanya perlu mengambil sebuah kertas kosong, dan menggambar lingkaran di tengah-tengahnya. Ini adalah tempat untuk topik utama yang akan dibicarakan. Untuk menuju memecahnya dalam setiap subtopik, Anda membuat cabang-cabang yang berasal dari lingkaran utama tersebut.

Dengan berkembangnya pembicaraan, maka cabang-cabang akan semakin banyak, dan menyerupai ranting-ranting pohon.

Metode ini lebih tepat digunakan untuk memandu diskusi, karena pembicaraan akan terarah sesuai dengan pancaran pikiran para peserta rapat yang dimasukkan dalam lingkaran-lingkaran di peta pikiran tersebut.

Untuk perencanaan, metode ini sangat powerful, karena akan membuat kita terfokus pada 1 tema besar, dan merangsang kita untuk terus menggali sampai cabang-cabang yang terkecil.

Metode Aliran

Metode keempat adalah Metode Aliran. Metode ini merupakan metode wajib yang diterapkan dalam kurikulum ilmu komputer di MIT University. Metode yang ditemukan oleh Scott Young ini bahkan diajarkan khusus selama 1 semester. Ini mengindikasikan begitu bergunanya metode ini untuk pembelajaran.

Scott menyebutnya sebagai pembelajaran holistik dan pendekatannya sangat berlawanan dengan metode trasnkripsi pada metode outline.

Metodenya sangat liar.

Ketika menggunakan metode aliran ini, Anda tidak menggunakan bullet-bullet sebagaimana yang dilakukan dalam metode outline. Yang dilakukan adalah duduk di kelas dan membuat catatan berdasarkan apa yang ditangkap oleh kita, sesuai dengan gambaran yang ada di pikiran kita. Ini berbeda dengan mencatat secara verbatim.

Ketika melakukan pencatatan, Anda bebas menambahkan gambar-gambar, panah, cabang-cabang kecil, atau tanda-tanda apapun yang bisa mengkoneksikan ingatan Anda pada tema catatan tersebut. Pada dasarnya, ini adalah catatan untuk diri Anda sendiri.

Metode ini lebih tepat untuk metode belajar, karena sistem pencatatannya pun menyesuaikan dengan gaya belajar kita. Sebenarnya, ketika kita bisa menguasai teknik ini, kita akan lebih mudah mengingat catatan-catatan tersebut, karena terasosiasi dengan simbol-simbol yang kita buat ketika melakukan notetaking.

Metode Menulis dalam Slide

Metode kelima adalah Metode Menulis dalam Slide. Ini adalah metode yang disebuat sebagai metode mencatat orang malas. Namun meskipun sebutannya seperti itu, jangan remehkan manfaatnya.

Yang dilakukan seperti apa?

Sangat simpel. Jika Anda menggunakan print out slide presentasi, tinggal catat saja butir-butir penting menggunakan bolpen di setiap lembar slidenya. Jika Anda menggunakan laptop atau gadget, manfaatkan fungsi “note” yang ada di bagian bawah slide presentasi power point. Atau jika Anda menggunakan aplikasi pdf, gunakan fungsi “comment” untuk membuat catatan.

Keunggulannya adalah, kita bisa mencatat sesuai urutan presentasi. Catatan yang kita buat pun tidak terlalu banyak, karena sebagian sudah terdapat dalam slide.

Kelemahannya adalah, kita tidak punya catatan ringkas atas diskusi. Metode ini lebih tepat digunakan untuk mencatat presentasi yang sistematis. Untuk presenter yang sering lompat-lompat, atau bahkan tidak berdasar slide yang dia bawa, sangat sulit menerapkan metode ini.

Mampu telusur atas catatan yang kita buat juga tidak terlalu bagus, karena kita bergantung pada dokumen yang banyak, sesuai dengan panjang slide presentasinya.

Jadi, gaya mencatat apa yang cocok dengan Anda? Silakan dipilih, dan tentu disesuaikan dengan sifat pertemuannya ya.

Sering kita bingung menetapkan mana saja hasil pembicaraan yang penting dalam diskusi. Akibatnya, catatan kita menjadi tidak fokus dan tidak bisa segera dilakukan pengambilan keputusan. Berbeda dengan notulis yang mungkin dituntut untuk mencatat verbatim (mengetik seluruh suara yang muncul dalam pembicaraan), untuk peserta, tak perlu semua hasil pembicaraan dicatat. Yang terpenting adalah mampu mencatat hal-hal inti dalam diskusi.

Berdasar referensi dan pengalaman menjadi pencatat diskusi di rapat-rapat korporat, ada beberapa teknik yang populer disebut “note taking” ini yang yang bisa saya bagi untuk Anda.

Terdapat 5 perbedaan dalam yang secara umum cukup bagus. Tentunya saya akan memrepresntasikan sistem-sistem notetaking. Lima sistem note taking tersebut adalah Model Outline, Metode Cornell, Metode Mind Map, Metode Aliran, dan Metode Menulis dalam Slide.

Metode Outline

Metode pertama dalam notetaking ini adalah metode outline. Metode ini sangat sederhana dan menuju ke sasaran. Berdasarkan susunannya, keteraturannya, semuanya sangat sederhana. Faktanya, Anda tidak bisa lebih sederhana dari metode ini. Tapi, jika kebiasaan Anda adalah mencatat paragraf demi paragraf, metode ini tidak bisa diterapkan pada Anda. Anda mesti mengubah mindset dalam note taking. Ingat, note taking adalah mengambil inti sari pembicaraan.

Ciri Metode outline adalah menggunakan sistem bullet dan hirarki. Gunakan tanda ‘-‘,’*’, dan sebagainya, sebagai penanda inti cerita. Jika ada butir-butir detail dari pembicaraan seseorang, bisa dimasukkan dalam hirarki.

Misalkan:

  • Rita: sebaiknya dilakukan dengan penjualan langsung
  • Doni: lebih baik dengan reseller:
    • Pasar jadi luas
    • Militan
    • Bisa dibayar belakangan.
  • Intan: tidak setuju, reseller mahal biayanya. Prefer to penjualan langsung

Cara ini sangat membantu untuk mendapatkan point-point utama dalam pembicaraan. Apalagi jika percakapan terjadi dengan cepat. Setiap pembicaraan dicatata dalam bullet, dan jika butuh detail pada 1 tema, masukkan bullet-bullet dalam hirarki.

Dengan memanfaatkan program komputer pengolah kata, proses pencatatan ini bisa dilakukan dengan mudah. Dengan gadget pun saat ini sangat mudah, apalagi jika Anda terhubung dengan Google Docs. Catatan Anda akan tersimpan di cloud dan sewaktu-waktu bisa diakses dan diedit.

Metode Cornell

Metode kedua adalah Metode Cornell. Metode ini sebenarnya populer di Cornell University. Dikembangkan oleh Walter Pauk pada tahun 1950an. Meskipun sudah lebih dari setengah abad, metode ini masih sangat efektif untuk mencatat diskusi. Metode ini dilengkapi berbagai senjata.

Pada intinya, ketika akan menggunakan metode ini, kita akan bagi kertas dalam 3 bagian utama. Di bagian atas adalah bagian utama yang dibagi lagi menjadi 2 kolom. Kolom kiri adalah untuk mencatat kata kunci, dan kolom kanan adalah kolom untuk mencatat. Jadi, selama dalam proses diskusi, catat segala pembicaraan yang terjadi di dalam kolom kanan ini.

Ada proses yang sangat penting dalam metode Cornell ini dan tidak boleh dilewatkan.

Segera setelah diskusi selesai, Anda bisa menuliskan pertanyaan, atau kata-kata kunci di kolom kiri (kolom kata kunci), sesuai dengan kalimat-kalimat yang sudah Anda tuliskan di kolom kanan, atau dengan kata lain, catatan sangat ringkas dari catatan yang ada di kolom kanan. Kata kunci ini akan sangat bermanfaat ketika Anda akan melakukan review nantinya.

Di bawah bagian utama ini, ada bagian kedua yang digunakan sebagai kotak untuk membuat ringkasan.

Isi dalam kolom kata kunci dan kotak ringkasan berfungsi untuk membantu kita untuk membuat bagian ketiga dalam catatan tersebut, yaitu kotak review. Kotak review inilah yang menjadi simpulan utama dan berisi hal-hal yang perlu ditindaklanjuti.

Metode Cornell sangat membantu kita yang butuh mengambil kesimpulan dalam waktu cepat.

Metode Mind Map

Metode ketiga adalah Metode Mind Map. Metode ini menjadi sangat populer dan yang original diciptakan oleh Tony Buzan. Namun saat ini banyak sekali kembangannya dan sama efektifnya. Filosofinya adalah, pikiran kita ini seperti sebuah peta wilayah. Dengan menempatkan catatan pada wilayah masing-masing, akan memudahkan otak kita melakukan temu kembali.

Untuk memulai membuat sebuah mind map, Anda hanya perlu mengambil sebuah kertas kosong, dan menggambar lingkaran di tengah-tengahnya. Ini adalah tempat untuk topik utama yang akan dibicarakan. Untuk menuju memecahnya dalam setiap subtopik, Anda membuat cabang-cabang yang berasal dari lingkaran utama tersebut.

Dengan berkembangnya pembicaraan, maka cabang-cabang akan semakin banyak, dan menyerupai ranting-ranting pohon.

Metode ini lebih tepat digunakan untuk memandu diskusi, karena pembicaraan akan terarah sesuai dengan pancaran pikiran para peserta rapat yang dimasukkan dalam lingkaran-lingkaran di peta pikiran tersebut.

Untuk perencanaan, metode ini sangat powerful, karena akan membuat kita terfokus pada 1 tema besar, dan merangsang kita untuk terus menggali sampai cabang-cabang yang terkecil.

Metode Aliran

Metode keempat adalah Metode Aliran. Metode ini merupakan metode wajib yang diterapkan dalam kurikulum ilmu komputer di MIT University. Metode yang ditemukan oleh Scott Young ini bahkan diajarkan khusus selama 1 semester. Ini mengindikasikan begitu bergunanya metode ini untuk pembelajaran.

Scott menyebutnya sebagai pembelajaran holistik dan pendekatannya sangat berlawanan dengan metode trasnkripsi pada metode outline.

Metodenya sangat liar.

Ketika menggunakan metode aliran ini, Anda tidak menggunakan bullet-bullet sebagaimana yang dilakukan dalam metode outline. Yang dilakukan adalah duduk di kelas dan membuat catatan berdasarkan apa yang ditangkap oleh kita, sesuai dengan gambaran yang ada di pikiran kita. Ini berbeda dengan mencatat secara verbatim.

Ketika melakukan pencatatan, Anda bebas menambahkan gambar-gambar, panah, cabang-cabang kecil, atau tanda-tanda apapun yang bisa mengkoneksikan ingatan Anda pada tema catatan tersebut. Pada dasarnya, ini adalah catatan untuk diri Anda sendiri.

Metode ini lebih tepat untuk metode belajar, karena sistem pencatatannya pun menyesuaikan dengan gaya belajar kita. Sebenarnya, ketika kita bisa menguasai teknik ini, kita akan lebih mudah mengingat catatan-catatan tersebut, karena terasosiasi dengan simbol-simbol yang kita buat ketika melakukan notetaking.

Metode Menulis dalam Slide

Metode kelima adalah Metode Menulis dalam Slide. Ini adalah metode yang disebut sebagai metode mencatat orang malas. Namun meskipun sebutannya seperti itu, jangan remehkan manfaatnya.

Yang dilakukan seperti apa?

Sangat simpel. Jika Anda menggunakan print out slide presentasi, tinggal catat saja butir-butir penting menggunakan bolpen di setiap lembar slidenya. Jika Anda menggunakan laptop atau gadget, manfaatkan fungsi “note” yang ada di bagian bawah slide presentasi power point. Atau jika Anda menggunakan aplikasi pdf, gunakan fungsi “comment” untuk membuat catatan.

Keunggulannya adalah, kita bisa mencatat sesuai urutan presentasi. Catatan yang kita buat pun tidak terlalu banyak, karena sebagian sudah terdapat dalam slide.

Kelemahannya adalah, kita tidak punya catatan ringkas atas diskusi. Metode ini lebih tepat digunakan untuk mencatat presentasi yang sistematis. Untuk presenter yang sering lompat-lompat, atau bahkan tidak berdasar slide yang dia bawa, sangat sulit menerapkan metode ini.

Mampu telusur atas catatan yang kita buat juga tidak terlalu bagus, karena kita bergantung pada dokumen yang banyak, sesuai dengan panjang slide presentasinya.

Jadi, gaya mencatat apa yang cocok dengan Anda? Silakan dipilih, dan tentu disesuaikan dengan sifat pertemuannya ya.

Langganan dan Download Ebook tentang Motivasi dan Human Capital-- GRATIS

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *